簡潔で伝わりやすいビジネスメールを書くコツ~基本編~


こんにちは。経営戦略室の深堀です。

今年も残すところ2ヶ月を切りました。年齢を重ねる毎に、1年があっという間に感じます。

さて、私も営業業務に従事して早3年。仕事で使わない日はないくらい、一日の大半はメール対応が業務の一環です。『営業』ってこんなにメールを書く作業が多いんだなぁとしみじみ思います。

もちろん、営業職に限らず、メールでのやり取りが主で日々メールのチェックを欠かせないという方は多いかと思います。
少し前までは電話で済ませていたことも、最近はメールで連絡するという方も多いのではないでしょうか?

入社当時は、「こういうときどういう返信をしたらいいの?」「敬語はこれで合ってる?」などと、ネットで検索したり、ビジネスマナーの本を片手に正しいメール文を確認したりと、試行錯誤しながらメールを書いていました。
そこで、今回はビジネスメール初心者の方も必見?!なメールに関する基本的な注意点やちょっとしたポイントについて、ご紹介したいと思います。

件名(タイトル)はわかりやく簡潔に

件名は、短かすぎても伝わらないし、長すぎても逆にわかりにくくなる恐れがあります。
件名の文字の長さは、だいたい20文字前後が妥当と言われており、一日に大量のメールを処理しなければならない人にもひと目で本文の内容が理解できるよう心がけることが重要です。
※件名に困ったときは、先に本文を書いて文章全体がある程度まとまったところで、件名を作成するのが良いでしょう。自ずとメールの要点が見えてきて、端的に件名欄に記述ができるかと思います。
ダメな例と良い例を少しあげてみます。
ダメな例 良い例 ポイント
イベントのお知らせ 10/25社内イベント開催のお知らせ 「いつ」の用件なのか
※日付など特定しやすいものを書く
システムバックアップ作業のため、
7/7はファイルサーバーが使えません
7/7はファイルサーバーの利用不可 「概要」(どうしたいのか)
※具体的な内容を簡潔に書く
ご報告 【重要】半期決算に関するご報告 「何の」用件なのか
※具体的な名称を書く
◎注意点
緊急性や重要性などが高いときはカッコ【】を利用するとわかりやすいですが、あまり多用しないよう注意が必要です。

自然な敬語を使う

固い表現を使うのが「ビジネスメール」と思っている方も多いのではないでしょうか?

『自然な敬語』というと抽象的でイメージがつかないと思いますが、慣れていない固い表現をあえて使う必要はありません。
例えば、「ご査収のほどよろしくお願い致します」は「ご確認よろしくお願い致します」、「幸甚に存じます」は「嬉しく思います」などの言い回しでも決して失礼にはあたりません。
◎注意点
丁寧さを心掛けるあまり、内容が簡潔に伝わらない回りくどい言い回しをしてしまったり、二重敬語のような過剰な表現になってしまうこともありますので、注意してください。

また、人に何かを依頼するときは、「お手数をおかけします」や「ご多用のところ」などの相手を気遣うフレーズを添えることで、信頼感のアップにも繋がるでしょう。

内容の順序を考える

連絡事項を相手に効果的に伝えるには、都度どういった場面での連絡なのかを考え、何から伝えるべきなのか、主題や結末(結論)は何なのかを明確にして、文章を構成すると相手への伝わり方は変わってきます。

・重要度、緊急性の高い順に説明する
・結論や結果などから書き、理由を添える
・事象を示して、原因を述べる
・時系列に沿って説明する

箇条書きや記号、罫線、インデントを活用する

お知らせする用件が多い場合や必ず目を通してもらいたいとき(会議開催日時等)は、重要な点を箇条書きにしたり、記号、罫線などを用いて、内容の区切りを明確にすることをおすすめします。
メールでの長文は相手に負担をかけてしまうこともあるので、用件が多いときはメール全体にメリハリをつけるよう心掛けるのがポイントです。

(例)

以下の通り、○○セミナーを開催いたします。
ご多用のところ恐縮ですが、ご出席のほどよろしくお願いいたします。

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日時:11月4日(金)10:00~

会場:○○ホール A会議室
(○○区△△町1-23 JR「△△」駅から徒歩5分)
   URL情報:○○○

対象:○○研修担当者

会費:2,000円
   ※当日、受付にてお支払いください
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さいごに

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現代のビジネスにおいて、「メール」は仕事を円滑に進める必須ツールです。ただし、一刻を争う場面やトラブル発生時は、電話での連絡や直接会いに行くのがふさわしい場合もあります。
内容に合わせて、相手が気持ちよくメールを読み終えられるよう臨機応変にやり取りを重ねていき、多くのビジネスチャンスを獲得していけるようにしたいですね。メールは記録に残るものなので、送信する前に内容に間違いがないかを確認し、ビジネスメールのルールをしっかりと身に着けていきましょう。

株式会社ライズウィル

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