ITS旅行パックを団体利用しました【関東ITソフトウェア健康保険組合】


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こんにちは。Webクリエイターのモリゾーです。

弊社では毎年11月頃に社員旅行を実施しています。
今年の社員旅行は弊社が所属している「関東ITソフトウェア健康保険組合」の「ITS旅行パック」を利用しました。

■ITS旅行センター
http://www.jc-tourist.co.jp/travel/itspack/index.html

こちらの制度を利用することで一人あたり最大10,000円の補助金が出ます。

例えば名古屋まで旅行するとした場合、新幹線+宿泊代が20,000円だとしたら
10,000円の料金で旅行に行けます。これは利用するしかないですよね。

今回は申し込みの流れについてご説明します。

1. 旅行地を決める

ITS旅行センターのご利用方法には以下のように書かれています。
下記の各旅行会社6つよりお選びください。
1. ジェイ・シー・ツーリスト
2. ジャルパック
3. ANAセールス
4. JTB
5. 日本旅行
6. はとバス旅行

個人~少人数の旅行ならば上記の各旅行会社パンフレットを見てツアーを検討します。
しかし、団体旅行はパンフレットとは別プラン・別料金になる場合があるとのことです。(必ずしもそうとは限らないので、利用する際は念のため問い合わせて下さい)

そのため団体利用の場合は「グループ&団体プラン見積り依頼書」に希望場所や日時を記入してのFAX送信が望ましいかと思います。
料金は異なるかもしれませんが、パンフレットを参照して宿泊所などを要望しても良いと思います。

■グループ&団体プランのご案内
http://www.jc-tourist.co.jp/travel/itspack/group.html

2. ITSの担当者と電話

FAXを送信後にITSの担当者から連絡がきます。
旅行内容について話をしましょう。
※こちらの都合もあり最初の連絡時に担当者のメールアドレスを教えていただきました。
以降は基本的にメールで連絡を取り合いましたが、場合によっては電話のみのやり取りの可能性も考えられます。

3. ITSの担当者から旅行プランのPDFが届く

こちらの希望を伝えた数日後に旅行プランのPDFが送られてきました。
旅行プラン内容を社内で検討し、受諾の旨を担当者に伝えました。
※届いたプランの一人当たりの金額が各パンフレットの金額と異なることがあります。
こちらは個人プランと団体プランでは旅行システムが異なるためとのことです。

4. 列車時間の指定

旅行プランを決定後に列車時間を指定するよう連絡がきますので、行きと帰りの時間を先方に伝えましょう。

列車チケットの販売が指定日の1ヶ月前からとなるので、旅行日1ヶ月前にITSからチケット購入完了の連絡がきます。

5. ITS旅行パックの補助金申請

担当者からWebから補助金申請をするよう伝えられます。

■ITS施設予約システム(ITS旅行パック-補助申請を選択)
https://as.its-kenpo.or.jp/
手続きを進めるとメールが送られてきますが、メールが届いてから24時間以内に申込手続きをしないと発行した申込URLが無効になるので注意してください。
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申込フォームには参加者全員の以下の情報が必要になります。
・事業所記号
・被保険者番号
・氏名(カナ氏名)
・生年月日
・性別
・続柄
・IT基金補助利用(関東ITソフトウェア厚生年金基金に加入している方のみ可)
仮に30人分の申請をする場合、30人分の保険者番号や誕生日を記入する必要があります。
こちらはWeb上で照合をしているらしく、一人でも入力が間違っていると審査が通りません。

弊社では以下の照合が合わない事態がありました。
・名前が違う(旧名)
・カナが違う(ズ→ヅなど)
・誕生日が違う

6. 請求書が届く

最初に指定した住所に請求書が届くので手続きを済ませましょう。

※手続きを完了してもITSから入金確認の連絡はありません。

7. チケットが届く

新幹線や宿泊のチケットが旅行日の10日~14日ほど前に届きます。
繁忙期は遅くなる場合があるとのことで、弊社には8日前に届きました。

今回の旅行では電車のチケットの他に宿泊施設に届ける用紙が2枚入っていました。
そちらの用紙は宿泊人数や滞在期間の記入用紙のようでしたが、何も記入せずに宿泊施設に提出させるだけで良いそうです。
※旅行によって別の用紙が届く場合や、そもそも用紙が無い可能性もあります。

8. 申請完了

以上で申請は終了となります。
正直な所、申請の途中でわからない点がいくつかあり、担当者に何度もメールで質問をさせてもらいました。
質問メールの回答のレスポンスはとても早かったので助かりました。

その一方で最初の申請方法がFAXのみということや、個人プランと団体プランではプラン内容や金額が異なることなどITS旅行センターのサイトを見た限りではわからないことも多く、その点は少し扱いづらいと感じました。

しかしながら補助金最大1万円は魅力的なので、個人としても団体としても是非ご利用してみてはいかがでしょうか。

最後になりますが手配をしていただいた旅館はとても素晴らしく、部屋や温泉も社員全員が満足できるものでした!
旅行の様子はまた別の記事でご紹介します。お楽しみに。

株式会社ライズウィル

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